Zeitmanagement mit Microsoft Office Outlook: Die Zeit im Griff mit der meist genutzten Bürosoftware – Strategien, Tipps und Techniken (Versionen 2003 – 2010)

Lothar Seiwert

Holger Wöltje

Christian Obermayr

Published by Microsoft Press Deutschland

Pressestimmen

Praxiswert: exzellent. Dieser Ratgeber ist durch und durch praktisch. Präsentation: gut. Das Buch punktet mit übersichtlichem Layout, klarer Gliederung, eindeutigen Anleitungen und einem ausführlichen Stichwortregister.

—Hamburger Abendblatt

Das hochkarätige Autorenteam unter Leitung von Lothar Seiwert zeigt Ihnen, wie Sie mit System und einfachen Techniken wieder aus der Stressfalle herausfinden.

—cosmopolitan.de

Wir empfehlen dieses runde und durchdachte Werk allen, die zu wenig Zeit und zu viele gute Vorsätze haben und die außerdem immer schon wissen wollten, was man mit Outlook so alles anstellen kann.

—getAbstract.com

In dieser Art noch ohne Alternativen.

—ekz-Informationsdienst

Das Buch bietet eine klasse Verschränkung von Zeitmanagement und Technik-Knowhow.

—www.info-management.de

Zeit-Management mit Mausklick, Microsofts „Outlook“ kann helfen, Arbeit und Freizeit besser in Einklang zu bringen.

—Computerwoche

Absolut empfehlenswert!

—Saarländischer Tennisbund

Ein Happyend muss auch in der Computer-Fachliteratur sein.

—Sonntagszeitung

Vorwort

Unsere Arbeitswelt hat sich seit dem Erscheinen der ersten Ausgabe des vorliegenden Buches weiter verändert. Die Zahl der täglich zu beantwortenden E-Mails steigt stetig und auch der Termindruck für die Bearbeitung wichtiger Projekte wächst und wächst. Nebenbei benötigen auch Besprechungen mit Kunden und Kollegen ihre Zeit. Außerdem sollen wir in der Informationsflut den Überblick behalten. Unerwartete Ereignisse bringen zusätzliche Belastungen mit sich. Die Folge dieser zunehmenden Komplexität: Wir sind permanent im Stress. Stress, der uns oft davon abhält, Aufgaben effizient zu erledigen. Doch lässt er sich mit einer gezielten Planung des Arbeitsalltags deutlich reduzieren.

Dass die meisten Anwender schon heute mit den Programmen des Microsoft Office System, insbesondere mit Microsoft Office Outlook, über Software verfügen, die sie bei der vorausschauenden Planung unterstützt, ist den wenigsten bewusst. Die Autoren des Buches Zeitmanagement mit Outlook haben sich zum Ziel gesetzt, genau an dieser Stelle gezielt Hilfestellung zu leisten und den Anwendern zu ermöglichen, den größten Nutzen aus vorhandener Software bei der Planung von Terminen, der Priorisierung der Aufgaben und somit der Bewältigung ihrer Arbeit zu ziehen.

Die erste Ausgabe des vorliegenden Buches erklärte bereits die richtige Vorgehensweise, um nicht länger Getriebener zu sein, sondern aktiv den Alltag zu gestalten. Auch in der jetzt vorliegenden, sechsten Auflage wurde großer Wert darauf gelegt, nicht theoretisch über Zeitmanagement zu philosophieren, sondern an Hand praktischer Beispiele zu zeigen, wie die optimale Planung der Tage und Wochen aussehen kann. Denn die effiziente Nutzung vorhandener Mittel und Werkzeuge ermöglicht Ihnen, liebe Leserin, lieber Leser, Ihr Potenzial voll auszuschöpfen.

Nutzen Sie die Ratschläge, die Ihnen dieses Buch bietet!

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg dabei, die Kontrolle über den Alltag zurück zu gewinnen.

Ihr Achim Berg
Corporate Vice President
Mobile Communications Business & Marketing Microsoft Corporation

Erklärung der im Buch verwendeten Symbole

Sie finden die folgenden fünf Arten von Symbolen im Text:

Dieses Buch basiert auf der aktuellen Version Outlook 2010. Viele der gezeigten Funk-tionen sowie Tipps und Tricks können Sie auch in Outlook 2003 und 2007 anwenden. Die Bildschirmabbildungen haben wir zur besseren Übersicht einheitlich in Outlook 2010 erstellt. Wenn Outlook 2003 und 2007 in der Bedienung abweichen, finden Sie im Text eine entsprechende Erläuterung mit dem jeweils für diese Version passenden Menüpfad bzw. für die Version angepassten Namen der Schaltflächen.

Wenn sich die Versionen deutlich unterscheiden oder Sie eine besonders praktische und hilfreiche neue Funktion nur in Outlook 2007/2010 oder nur in Outlook 2010 zur Verfügung haben, sehen Sie am Rand des entsprechenden Textabschnitts einen Balken in der entsprechenden Farbe für Ihre Outlook-Version.

Anmerkung

Mit manchen Funktionen stellt man sich selbst ein Bein, wenn man sie einfach einmal ausprobiert und vorher nicht alle Folgen überblickt bzw. ahnt. Um Sie vor einigen häufig vorkommenden Pannen beim Einsatz bestimmter Funktionen zu bewahren und auf mögliche Gefahren oder Nebeneffekte hinzuweisen, haben wir entsprechende Warnungen und Tipps mit dem Achtung-Symbol aufgenommen. Berücksichtigen Sie die Achtung-Einschübe, und Sie haben an der jeweiligen Stelle entsprechend vorgesorgt.

Anmerkung

Als Hinweis gekennzeichnet finden sich an einigen Stellen vertiefende Details zu den im Fließtext gezeigten Techniken, Funktionen und Tipps. Auch wenn zu einer im Fließtext erwähnten Funktion eine bestimmte Frage häufig auftaucht, finden Sie die Antwort als Hinweis.

Anmerkung

In diesem Buch finden Sie etliche hilfreiche Techniken und Tipps zum effizienteren und effektiveren Arbeiten. An einigen Stellen liefern wir zusätzlich zu diesen Infos im Fließtext eine noch weiter ins Detail gehende Information als vertiefenden Tipp zu Outlook oder Zeitmanagement-Softskills.

Anmerkung

Besonders wichtige Hinweise und Merksätze haben wir ebenfalls hervorgehoben – z.B. reicht es nicht, über Zeitmanagement zu lesen, die beschriebenen Methoden zu mögen und sich das »dann für irgendwann mal vorzunehmen« – das alles bringt nichts, wenn Sie nicht auch mit der Umsetzung beginnen. Der erste Schritt dazu ist es, sofort einen klaren, schriftlichen Plan zu erstellen.

Kapitel 1. »E-Müll für dich!« – Wie Sie die Nachrichtenflut in den Griff bekommen

Warum komme ich vor lauter Mails nicht mehr zum Arbeiten?

Inzwischen verbringt der deutsche Büroarbeiter täglich durchschnittlich eineinhalb Stunden mit dem Bearbeiten seiner Mails. Trotz der enormen Vorteile, die dieses Kommunikationsmedium bietet, empfinden es viele als großen Zeitfresser, der zu Ablenkung, Missverständnissen, Stress und weiteren Problemen führt. Auch werden Sie einen großen Teil der Zeit, die Sie in Microsoft Outlook arbeiten, mit Mails verbringen. Grund genug, diesem Thema unser erstes Kapitel mit Taktiken und Methoden zum Lösen solcher Probleme zu widmen. Hier erfahren Sie, wie Outlook Sie dabei unterstützt, und erhalten Tipps & Tricks zum effizienteren Umgang mit elektronischer Post.

Rainers alltäglicher Frust beim Abarbeiten von Mails

Eigentlich wollte Rainer Zufall den Monatsbericht für seinen Vorgesetzten schon vor einer Stunde fertiggestellt haben, aber ... Immer wieder öffnet sich das kleine Meldungsfenster, um eine neue Nachricht anzukündigen. »Könnte ja irgendwas Wichtiges sein!«, denkt er sich jedes Mal – war es aber heute zumindest bisher nicht. »Ach, wo ich jetzt eh schon rübergeschaltet habe, kann ich das auch kurz beantworten.« Gedacht, getan. Fünfzehn Minuten später sitzt er wieder an seinem Bericht. Wo war er noch gleich stehen geblieben? In die Zahlen muss er sich erst wieder reindenken ...

Etwas später wird die nächste neue Nachricht angekündigt. »Nicht schon wieder!«, brummt Rainer. Gestern ging ein besonders günstiges, auch für den Privateinsatz nutzbares Angebot für ein neues Smartphone an alle Mitarbeiter. Dies ist seitdem die 18. E-Mail, in der jemand eine Bestellmitteilung oder Rückfrage nicht nur an den zuständigen Absender schickt, sondern durch unbedachten Einsatz der Schaltfläche Allen antworten auch gleich noch alle anderen Empfänger der ursprünglichen Nachricht unsinnigerweise damit zumüllt. »Aber immerhin ist es ja mal interessant zu sehen, wer das Gerät bestellt und was die anderen so fragen, auch wenn ich es schon seit drei Wochen besitze und damit die Entscheidung für mich nicht mehr ansteht ...« Somit liest er die Nachricht doch wieder komplett durch, bevor er sie löscht.

Kurz vorm Mittagessen hat er nun endlich den Monatsbericht fertig. Bevor er Richtung Kantine aufbricht, kümmert er sich noch schnell um die letzten Mails. Seine Teamleiterin erinnert ihn noch einmal höflich daran, dass sie ihn vor zwei Wochen gebeten hatte, ein Dokument zur Messevorbereitung noch einmal zu überarbeiten und dann an sie zu senden. Langsam wird es mit der Zeit eng. »Ups, so ein Mist!« Das hatte er doch glatt vergessen. Er scrollt etwa 150 Nachrichten nach unten und da liegt tatsächlich die Anfrage mit der Änderungsbitte von vor zwei Wochen, die er damals nicht sofort bearbeiten konnte – sie hatte ja auch noch zehn Tage Zeit. In seinem überfüllten Posteingang hat er sie danach leider völlig übersehen. Er wird sich gleich nach dem Essen darum kümmern, auch wenn noch genug andere dringende Dinge anstehen ...

Die am häufigsten auftretenden und größten Probleme im Zusammenhang mit E-Mail haben die folgenden Ursachen:

Ständige Unterbrechungen: Oft möchte man sofort reagieren, wenn man eine neue E-Mail sieht. Sei es aus Neugier, sei es eine willkommene Ablenkung von so langweiligen Tätigkeiten wie dem Kontrollieren endloser Zahlenkolonnen oder sei es das Gefühl, man müsste es jedem recht machen und sofort antworten.

Andere »zumüllen«: Wie oft bekommen Sie E-Mails, die für Sie und Ihre Arbeit nur geringfügig bis gar nicht relevant sind und von Ihnen weder eine Antwort noch Folgeaktion erfordern? Wie oft setzen Sie selbst »vorsichtshalber noch mal drei Personen mehr auf die Empfängerliste, die das ja vielleicht auch noch interessieren könnte«? Hin und wieder erlebt man dazu einen wahren »Antwort-Marathon«.

Unklares Formulieren: Manche Dinge, die dem Absender der Mail sonnenklar sind, sind dem Empfänger überhaupt nicht klar und werden auch aus dem Text nicht deutlich. Ein Beispiel: »Ich fände es schön, wenn wir Feature XY noch integrieren könnten – aber das wird wohl zu aufwendig.« Ist das nun eine Idee, eine Frage zur Machbarkeit, ein indirekter Kommentar, dass der Zuständige dazu wohl nicht in der Lage ist, eine Mitteilung, dass man darauf verzichten kann, oder ein Appell, es gefälligst zu integrieren?

Der emotionale Faktor: Bei E-Mail sind Missverständnisse im Vergleich zu anderen Kommunikationsformen geradezu vorprogrammiert. Es gibt keinen Unterton, man sieht keine Mimik/Gestik des Gegenübers und man führt einen relativ langen Monolog, ohne die Möglichkeit, bei Unklarheiten etc. sofort nachfragen/reagieren zu können. Haben Sie schon einmal voller Verärgerung zwei Stunden lang eine Antwort auf eine Mail verfasst und damit eine Eskalation der Diskussion verursacht oder den Text dann doch verworfen, anstatt ihn in dieser Form zu senden?

Lesen Sie weiter in der vollständigen Ausgabe!

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